Introducción

Cuando se le habla de “empresa digitalizada” al ciudadano común, este tiende a imaginar un enorme edificio futurista lleno de superficies lisas de metal pulido y robots que van de acá para allá haciendo tareas varias entre luces parpadeantes y pitidos.

Pero nada más lejos de la realidad. Digitalizar una empresa no es algo sólo al alcance de grandes compañías o de gigantes del mercado, es algo que puede hacer tanto la mas sencilla de las tiendas como el más humilde de los negocios. Obviamente existen diferencias a la hora de digitalizar una empresa pequeña y una grande, pero los beneficios de hacerlo son notorios para ambos. Y aquí vamos a desglosar las claves básicas para digitalizar un pequeño negocio en sencillos pasos.

Pasos para digitalizar una pequeña empresa

Antes de nada, tenemos que tener claro lo que supone digitalizar un pequeño negocio. Digitalizar una empresa supone pasar las tareas necesarias para el funcionamiento de la empresa (contabilidad, pagos, cobros, publicidad, contacto de proveedores, seguridad) de un modelo analógico a un modelo digital (Servidor web, programa de ordenador, aplicación móvil). Los objetivos y beneficios de esta conversión ya quedaron explicados en otro artículo, por lo que en este vamos a centrarnos en los pasos necesarios para hacerlo.

Ir poco a poco de menos a mas

Cuando se dan los primeros pasos para digitalizar un negocio se parte de la base de que todo hasta el momento ha estado funcionando de modo analógico. Por lo tanto, para irnos adaptando a una automatización progresiva y que esta funcione correctamente es aconsejable ir poco a poco. Antes de lanzarnos a manejar un software ERP de gestión de empresas tal vez sea conveniente crearle un perfil en Facebook a nuestro negocio y aprender a manejarlo. Cuando dominemos esto, será el momento de crear una web propia. Este aprendizaje progresivo evitará la frustración que suele derivar de intentar abarcar demasiado y permitirá a la empresa seguir funcionando correctamente en todo momento, pues nunca dejaremos nada en manos de un programa que no sepamos controlar.

Evalúa la reacción de los clientes

En los elementos de la automatización hay los que son puramente internos, como los programas ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) que son de manejo exclusivo del dueño y los empleados del negocio. Pero hay otros que afectan directamente a los clientes o con los que estos tienen que interactuar, y es importante evaluar de cerca su funcionamiento. Si el programa para la gestión de pedidos no los guarda exitosamente o no se los hace llegar a su responsable debidamente, los clientes estarán molestos. Si el e-mail automático a los proveedores no llega y por lo tanto el negocio se queda sin materia para vender, los clientes se enfadarán. De la misma forma, un elemento automático para los clientes que no necesariamente funcione mal pero sea demasiado complicado o difícil de usar requerirá el mismo trato que uno que sí funcione mal.

A la hora de elegir programas, tener en cuenta los dispositivos

Existen varias herramientas digitales para gestionar un negocio, desde sistemas operativos generales hasta programas específicos de contabilidad, seguimiento de la evolución del negocio, inventario automático… No obstante a la hora de elegir softwares, mas allá de sus capacidades y la facilidad de su manejo, deberemos tener en cuenta desde que dispositivos los vamos a usar. Mas que eso, desde que dispositivos podríamos llegar a tener que usarlos. Por ejemplo, tal vez en nuestra pequeña empresa trabajemos desde un ordenador de mesa o una tablet, pero si al llegar a casa surge una emergencia y lo único que tenemos a mano es nuestro smartphone, desde ahí tendremos que trabajar. Por eso es necesario elegir programas compatibles con varios dispositivos y tener en cuenta cuales son esos dispositivos que podríamos tener que llegar a usar para gestionar algo del trabajo.

Delega aquello que no sepas hacer

Digitalizar la empresa te permitirá encargarte de aspectos del negocio a los que eras ajeno en su formato analógico, pero también te permitirá ponerte en contacto con profesionales que se encargarán de los elementos que te sigan siendo ajenos tras iniciar la digitalización. Y es que existe toda una red de profesionales (diseñadores web, publicistas, freelancers, relaciones públicas, asesores) que trabajan mayoritaria o exclusivamente on-line y a los que puedes confiar aquellos aspectos más complejos del negocio: El diseño de una página web, un video promocional, una estrategia publicitaria… Si no sabes encargarte de estas áreas, confía en los profesionales que la digitalización pone a tu alcance y aprende de ellos.

Ante todo, seguridad

De la misma forma que acostumbramos a instalar una alarma para encargarnos de proteger las pertenencias físicas de nuestro negocio, no debemos olvidarnos de la seguridad de los elementos digitales. Un buen antivirus, contraseñas efectivas y seguras para las cuentas y dispositivos de la empresa, bloqueos efectivos de SPAM y mails maliciosos… deberemos dotar nuestros sistemas informáticos de la seguridad necesaria para evitar robos de información (entre los que pueden estar datos privados de clientes) o acceso a nuestros útiles privados: Cuentas corrientes, e-mails privados, información confidencial… Por ello deberemos contar con una buena red de seguridad informática e incluso recurrir a un especialista si es necesario.

Conclusión

Siguiendo esta serie de consejos de forma cronológica podremos llevar a cabo exitosamente la digitalización de nuestro negocio. Y por último cabe recordar que los negocios son como la vida misma, muchas veces se mueven por prueba y error. Por lo tanto, probar cosas nuevas y corregir las que no salen bien es el camino hacia la competitividad y el beneficio en los negocios.